「うちの採用は、〇〇さんに任せておけば安心」——そう思っている会社は、実はとても多いです。
求人票を書くのも、応募者とのやり取りをするのも、面接で「この人いいな」と判断するのも、全部その人の頭の中。周りは何となく「うまくいっている」と思っているし、実際、これまで大きな問題は起きていないかもしれません。
でも、その担当者が急に休んだら。異動になったら。もし辞めてしまったら——御社の採用は、翌日から同じようには動かせるでしょうか。
人手不足が続き、賃上げ競争も年々厳しくなっているいま、採用の仕組みが「一人の経験と勘」に支えられている状態は、思っている以上に大きなリスクを抱えています。今日は、多くの会社が見て見ぬふりをしがちな「採用の属人化」について、一緒に考えてみたいと思います。
1.なぜ「あの人にお任せ」が、自然と生まれてしまうのか
採用は、「センスや経験がものを言う仕事」だと思われがちです。応募者対応、面接での見極め、条件のすり合わせ——どれも数字だけでは測れない、判断の連続に見えます。
だからこそ、経営者も周りの社員も「あの人は採用が得意だから」と、自然に一人の担当者へ業務を寄せていきます。任せる側は楽ですし、任された側も「自分がやらなければ」という責任感で応えてしまう。悪気なく、じわじわとその状態ができあがっていくのです。
問題は、この「お任せ」が当たり前になった頃には、その人の頭の中にしか採用の判断基準が存在しない状態になっている、ということです。
2.属人化が生んでいる「見えないコスト」に気づいていますか
属人化の本当の怖さは、担当者が「いなくなったとき」だけではありません。むしろ、担当者が「いる間」にも、静かにコストを生み続けています。
たとえば、なぜその候補者を採用したのか、なぜ別の候補者は見送ったのか——その判断基準を、担当者以外の誰かが同じ言葉で説明できるでしょうか。基準が言語化されていなければ、面接に同席する他の社員は「何となく」でしか判断を手伝えません。結果として、採否の基準は毎回少しずつブレていきます。
そしてもし担当者が休職・異動・退職となれば、これまで蓄積してきた「勘所」は、その人と一緒に会社から出ていってしまいます。引き継ぎ資料を作ろうにも、そもそも本人も「感覚でやってきた」ため、うまく言葉にできない——という会社は少なくありません。
3.「良い人が採れない」のではなく、「良い基準が言葉になっていない」だけかもしれない
採用がうまくいかないとき、私たちはつい「今は良い人材がいない時代だから」「求人媒体の選び方が悪いのかも」と、外側の原因に目を向けがちです。
けれど一度、こう問いかけてみてください。
御社では、「なぜその人を採用したのか」「他の候補者と何が違ったのか」を、担当者以外の人にも同じように説明できますか。もし答えに詰まるなら、問題は市場や候補者の側にあるのではなく、社内で採用基準が「言葉」になっていない、という一点にあるのかもしれません。
基準が言語化されていない状態は、担当者個人の能力の問題ではありません。組織として、採用について立ち止まって話し合う機会そのものが不足している、というサインなのです。
4.採用を「その人の仕事」から「会社の仕組み」に変えていくために
属人化を解消するというと、多くの会社は「マニュアルを作ればいい」「評価シートを整備すればいい」と、すぐに“やり方”の話に飛びつきます。けれど、やり方を整える前に、実はもっと大事な一歩があります。
それは、「なぜこの基準で採用しているのか」「この判断は誰のどんな経験に基づいているのか」を、担当者自身も含めて、一度社内で言葉にしてみることです。頭の中が整理されていない状態のままツールやフォーマットだけを導入しても、結局は形だけのものになってしまいます。
まずは、自社の採用が「今、誰の頭の中に、どんな判断基準として存在しているのか」を見える形にすること。それこそが、属人化から抜け出す最初の一歩です。
まとめ
「属人化を解消しなければ」と分かっていても、日々の業務に追われる中で、自社の採用を客観的に見つめ直す時間はなかなか取れないものです。
まずは、自社の現状を言葉にして整理してみることが第一歩です。「今の採用が、誰の、どんな判断に支えられているのか」——それを一つひとつ言語化していくだけでも、見えていなかった課題がはっきりしてきます。
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